【時間管理 – 清楚每項任務的執行時間】掌握自己生活步調主導權的第一步

當你有著下列情境的煩惱:
– 常覺得每天下班回到家/週末沒做什麼,時間就這樣過去了
– 工作非常忙碌,思考怎麼開始極限運用時間
– 忙碌的生活中,想保留更多屬於自己的時間
– 臨時的突發事件打亂了原本的行程規劃,覺得很生氣,對於靈機應變調整行程很困擾

時間是人生重要的資源。就像金錢一樣,需要妥善管理才能拿回對自己生活步調的主導權。

在時間管理上,最基礎的基石就是 — 清楚每項任務從從開的到玩成的執行時間。不用刻意要求到非常精確,但要能掌握各項任務一定可以完成的時間。掌握時間了以後,才有辦法幫自己安排出合理可行的理想生活,也才有辦法幫自己安排給自己喘息的餘裕 🙂

清楚每項任務的工作時間,可以讓自己在每個當下妥善運用時間,因為你清楚知道什麼事可以在這樣的時間內解決掉。同時,也賦予了自己面對突發事件重新調整計畫的能力,每當臨時多出了可運用的時間,就可以不慌不忙的立即調整行程。舉例來說,距離會議開始前還有 5 分鐘,當你知道自己去趟廁所只要 5 分鐘,就可以馬上去;距離晚點外出還有 1.5 個小時,因為知道洗衣服通常需要 1.5 個小時,所以可以馬上決定去處理;離表定下班還有 15 分鐘,因為知道自己規劃一天的工作項目不用 15 分鐘,因此可以運用剩餘時間去規劃好明日的工作項目。

清楚了每項任務的工作時間,也可以降低懶惰、抗拒去執行任務的心情。因為當你清楚知道這樣的時間自己一定能做完,就能降低開始執行任務前的猶豫。抗拒去做的心理,很常是因為自己老是處於負荷不了不合理的任務量的負面循環中。當自己老是得用過多的時間才能完成、或者是因為時間太短而草草交差品質不好的成果,會讓自己潛在的以為自己能力不足,又因為害怕對自己失望,而有了逃避抗拒的心態。

那麼,要如何磨練對任務時間的敏感度?
1. 打造適合環境,先從確保自己 隨時都看得到時間 開始。戴手錶、把手錶把在桌上,或者確保自己總是看得到時鐘,抑或是讓手機時間隨手可及。
2. 在任務開始前後,有意識的去注意時間。

漸漸的,對於常重複的工作,你會自然會有可完成時間的概念。
比方說,早上起床到可以出門需花 40 分鐘;從家裡出門到抵達公司坐位需花 50 分鐘;閱讀、回覆 email 需花 1 小時;準備週會簡報需花 2 小時;上瑜伽課來回 90 分鐘;整理垃圾 + 倒垃圾通常花 10 分鐘;做晚餐從備料到上菜 1.5 小時;和家人視訊電話通常花 20 分鐘;寫一篇文章通常花 60 分鐘構想、90 分鐘撰寫;洗澡 + 泡澡放鬆 40 分鐘;睡前冥想花 20 分鐘… 等等。有了這些,就很容易安排自己的時間,除了必做的任務外,也可以輕易安排自己的放鬆時間。每當發現一個任務處理的時間過長,也就可以去研究怎麼樣提升處理效率。

如果你夢想有天成為自僱者,解僱自己的老闆並能主宰自己的時間。那麼,對於時間的自律變得格外的重要。而掌握每項任務的完成時間,是主宰自己生活步調的第一步。

回想一下,你閱讀此篇文章花了幾分鐘呢?

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